Sanatatea si vitalitatea politicii de calatorii depinde si de atitudinea angajatilor. Studiile arata ca cei mai multi dintre acestia sunt tentati sa ocoleasca regulile sau sa recurga la “exceptii”, pentru a satisface propriile nevoi, in detrimentul prioritatilor companiei.
Daca angajatii ignora in mod curent politica de calatorii, este posibil sa nu fie corect calibrata; daca fac rezervari de pe alta platforma decat cea indicata, atunci probabil ca experienta utilizatorului final nu este intru totul multumitoare.
Iata 5 indicii ca sanatatea politicii de calatorii poate fi afectata si 5 moduri simple de a o revigora.
1. Angajatii isi fac singur rezervari. De ce? Poate cred ca sunt mai productivi sau ca pot obtine o oferta mai buna. Sau poate prefera un hotel boutique in locul celui utilizat de obicei. Sau, pur si simplu, li se pare mai comod sa nu apeleze la agentia de business travel care se ocupa de toate rezervarile companiei.
Solutie: Reamintiti-le ca alegerea lor are un impact asupra bugetului companiei. Explicati angajatilor utilitatea politicii de travel si de ce agentia de turism ofera un control mai strict al cheltuielilor! Doar agentia de turism poate oferi garantia ca un anumit tarif nu include costuri ascunse.
2. Angajatii evita platforma de rezervare indicata. De ce? Oare platforma se misca prea incet sau angajatilor nu li s-a aratat cum functioneaza?
Solutie: Recompensati angajatii care utilizeaza platforma de rezervari agreata (online booking tool – OBT). Realizati un program de beneficii si stimulente, in care pot participa doar cei care utilizeaza OBT-ul. Compania de travel management este direct interesata ca angajatii dumneavoastra sa rezerve in OBT-ul pus la dispozitie, deci este gata sa va ajute, inclusiv cu beneficiile!
3. Angajatii fac rezervari in ultimul moment. De ce? Multi angajati amana rezervarile de calatorie, crezand ca acesta este un aspect secundar. Probabil nu stiu cat de multi bani pierde compania din cauza rezervarilor de ultim moment!
Solutie: Explicati-le de ce rezervarile de ultim moment contravin politicii de calatorie. Aceasta nu consta intr-un set de reguli arbitrare, ci este un instrument eficient prin care organizatia (si astfel fiecare angajat) isi asigura profitul.
4. Angajatii rezerva zboruri si cazari scumpe. De ce? Unii angajati simt ca politica de calatorii a companiei le afecteaza stilul de viata, asa ca arunca banii pe zboruri si cazari scumpe. In fond, “plateste firma”, nu-i asa?
Solutie: Impuneti CEO-ului si VP-ului sa urmeze regulile de calatorie si sa faca cunoscut acest lucru pe plan intern. Exemplul personal va motiva si pe ceilalti sau, cel putin, ii va “inhiba” sa incalce regulile jocului.
5. Angajatii fac rezervari la furnizori neagreati de companie. De ce? Probabil colecteaza miles de la o anumita companie aeriana sau prefera designul unui anumit hotel. Problema: nu veti realiza volumele pe furnizorii agreati si veti pierde beneficiile oferite de acestia prin contractele tripartite – initiate de agentia de business travel. La fel de important in contextul global actual, angajatul poate fi in pericol daca rezerva singur un hotel intr-o zona sau intr-o destinatie nesigura!
Solutie: Rasplatiti angajatii care respecta regulile. O recompensa simbolica, precum un mesaj intern de multumire, este foarte eficienta.
Evident, este recomandabil sa apelati la agentia de business travel cu care lucrati. Consultantii de travel va ofera intotdeauna cele mai bune solutii la orice problema.